天晟醫院組織運作專打團隊戰 用微信平臺即時溝通是關鍵

天晟醫院講求團隊合作，在各部門設有一名資訊種子人員，除了將研討會或外部活動所獲得的資訊帶回分享外，也是各部門與資訊部門間溝通的重要橋樑。此外，更用微信作為即時溝通的平臺，降低溝通成本。

　　一走進位於中壢市區域醫院的天晟醫院大廳，彷彿走進了飯店，無論是牆壁或地板皆採用大量的暖色系大理石建造，還有開放式的櫃檯設計，以及櫃檯後方牆上裝飾著一盞盞暖黃色的燈光，從院內環境的設計上看得出醫院服務民眾的用心，在院內多處都有設置多媒體系統，隨處可見的電視或電視牆上都放映著衛教、政令、健康等宣導影片，或是各科醫生的介紹等資訊。在診間的外牆上，也使用多媒體顯示掛號名單，以及就診進度。

　　不只環境不同於一般醫院，天晟醫院資訊系統的建置方式也格外不同，並非由少數人主導IT建置方向，而是經過全院各部門討論後共同決定，其中資訊部門重要的領導者就是天晟醫院生醫部營運長邱俊傑，他可說是天晟醫院的靈魂人物，負責醫院整體包含IT的營運、採購、策略和發展等事宜。

　　除了藥學系和EMBA的背景外，邱俊傑在知名藥妝連鎖廠商的人力資源部門任職時，因為參與數位學習系統的客製化開發，為他在IT上奠定了良好的基礎，也就是在當時，他學會如何與資訊人員溝通。此外，他也取得專案管理師PMP的資格，他將資訊系統的建置或每個緊急事件當作一個專案管理，對於工作上的助益不小。

　　邱俊傑表示，天晟醫院講求的是團隊合作，無論在資訊建置或是營運上都是打團體戰，例如各部門在外參與研討會後，會將資訊帶回來與所有人分享，天晟醫院甚至透過微信即時通訊軟體作為內部即時溝通的平臺，在微信上建立各種群組，包含資訊、營運等，員工有任何想法或資訊都可以透過群組來溝通與討論，如此可先建立各部門員工間的共同認知，在溝通上就可以更有效率。

　　也因此，邱俊傑表示，在天晟醫院裡幾乎人人都是資訊人員，因為每個部門的員工都可以在微信上發表自己對於現有或未來資訊系統的看法，與資訊部門即時溝通。而且，天晟醫院在每個部門裡皆設有一位資訊種子人員，這些種子人員負責傳遞部門內資訊系統上的問題與需求，以降低各部門與資訊部門在溝通上的困難，進而加速解決問題的速度。

　　透過微信建立即時溝通平臺

　　邱俊傑表示，資訊系統建置包含評估、討論、開發等過程所耗費的時間都很長。而「再次確認」可說是天晟醫院的DNA，所以花費很較長的時間評估，這也是系統建置中最難的部分，因為要如何預測一個資訊系統對醫院是有助益的，每個人都有不同的看法和需求，需要花費很多時間來共同討論，以及不斷確認，也因此，約2年前，天晟醫院才引進微信。

　　「溝通最大的困難在於資訊不對稱，如何讓資訊對稱，就是透過更多不同形式的交流。」他認真的說。「大家先有基本的共同認知，再溝通會較容易。」這正是微信在天晟醫院中的效用，建立全院對IT的共識。

　　天晟醫院的員工在微信上建立不同的群組，交換不同的資訊，與討論不同的事情。而科技所帶來的便利性，也讓天晟醫院做到即時性的討論，不必像以往都得要等所有人騰出有空的時間才能開會討論。此外，員工也可以因此更容易獲得各種訊息，彼此腦力激盪、一起成長。

　　例如，由天晟醫院董事長帶領的資訊開發群組，其中包含了資訊人員、各需求單位的管理階層等，各部門員工人人都可以透過微信分享資訊，在大家先有基本的了解與認知後，再與資訊部門討論資訊系統建置需求時，可以降低溝通的成本。

　　除了透過微信討論組織內部的營運、資訊系統建置等，員工也可建立其他群組，例如，國際綠色醫療系統的群組，在此群組裡分享與其他同業討論的相關訊息。還有知識長的群組，在此群組中，天晟醫院董事長會分享其在國外活動中的所見所聞。天晟醫院的員工將微信作為一個知識傳遞分享的平臺。

　　不只用來建立共識，使用者還可以在微信上提出資訊系統建置需求，再交由資訊人員評估。邱俊傑表示，資訊人員要積極、熱情，同時要能接受各種回饋，因為使用者可以提出資訊系統的任何問題，所以資訊人員的工作壓力相對就大，是最容易接受來自各方挑戰的職務。

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本文轉載自PChome新聞